Mit dem Administrator des Online Kalkulators bearbeiten Sie eingegangene Kundenanfragen weiter und pflegen Ihren Produktkatalog. Sie verwalten Textbausteine und andere Stammdaten, legen die Grundeinstellungen des Kalkulators fest und nehmen Änderungen am Layout vor.
Um Kundenanfragen zu bearbeiten, stehen Ihnen zwei Wege offen. Und wenn wir auf unsere Kunden schauen, werden beide Wege nahezu gleich häufig beschritten. Die eine Hälfte nutzt das integrierte Angebotsmanagement, das auf den folgenden Bildern abgebildet ist. Die andere Hälfte verwendet lediglich die E-Mails, die der Online-Kalkulator bei jeder Kundenanfrage automatisch an den Administrator versendet, extrahiert daraus die Kunden und Angebotsdaten (Beispiel XML-Anhang) und bearbeitet die Angebote mit einem externen System (Warenwirtschaft, ERP, CRM) weiter.
Die Anfrageübersicht ist Ihre erste Anlaufstelle bei der Angebotsbearbeitung. Sie finden hier, zeitlich untereinander aufgelistet, alle offenen Kundenanfragen. Die verschiedenen Produkte und konfigurierten Varianten einer Anfrage folgen ggf. unmittelbar aufeinander. Jede dieser Preisanfragen, läßt sich für die Bearbeibung mit Drittsystemen ausdrucken, in die Zwischenablage kopieren und als XML-Datei exportieren. Den aktuellen Bearbeitungsstatus einer Kundenanfrage setzen Sie auf dieser Seite direkt. Auf Unterseiten bearbeiten Sie Preisanfragen (manuell Preise überschreiben oder Konfigurationen ändern), Kundendaten (bspw. Doublettensuche) und E-Mails (Auftragsbestätigung, modifizierte Angebote).
Kalkulationen ändern Sie mit dem Posteneditor. In Einzelfällen reduzieren Sie online kalkulierte Preise für spezielle Kunden oder fügen freie Zusatzpositionen (beispielsweise Rabatte oder exotische Optionen) hinzu. Manche Einzelleistungen bzw. Komponenten lassen sich nicht online berechnen. Diese Posten haben ungültige Preise und werden in der jeweiligen Preisanfrage mit einer entsprechenden Erläuterung ausgewiesen. Nachdem Sie den Angebotspreis manuell ermittelt haben, setzen Sie den Preisstatus auf gültig und entfernen die Anmerkung zum Preis. Um Ihrem jeweiligen Kunden ein sehr ähnliches Angebot zu erstellen (beispielsweise eine Nachauflage mit kleinen Korrekturen), öffnen Sie den Online Kalkulator mit der aktuellen Konfiguration als Vorlage. Die Komponenten werden während der Konfiguration entsprechend vorausgewählt. Die Auflagenhöhe (bei gleichbleibender Produktkonfiguration) zu ändern und den Preis zu ermitteln ist ebenfalls sehr einfach möglich. Die ursprüngliche Online Kalkulation des Kunden bleibt in der Versionshistorie stets (zur Einsicht) erhalten.
Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen und versenden Sie mit dem Angebotseditor. Einmalig erstellen Sie als Anwendungsadministrator Rahmentexte wie Pflichtangaben im elektronischen Briefverkehr und allgemeine Textbausteine (Gruß- und Schlussformeln usw.). Ein Angebot enthält neben den Rahmentexten, einen einführenden Absatz (Einleitung), die von Ihnen für das jeweilige Angebot ausgewählten Preisanfragen des aktuellen Kunden, sowie einen abschließenden Absatz (Schlußbemerkung). In der E-Mail-Vorschau prüfen Sie das Dokument abschließend und versenden es. Der Angebotsstatus wird nach dem erfolgreichen Versenden automatisch auf Angebot erstellt gesetzt.
Kunden und Vertriebsmitarbeiter nutzen den Produktkatalog während der Produktkonfiguration. Als Anwendungsadministrator definieren Sie die Dienstleistungen und komplexen Produkte, die der Produktkonfigurator den Kunden im Online Kalkulator zur Auswahl bereitstellt.
Für jedes Produkt identifizieren Sie zunächst die dominanten Leistungsmerkmale bzw. Schlüsselkomponenten (Gruppen). Im unten abgebildeten Beispiel der CD-Herstellung, sind dies Presswerkzeug, Glasmastering, CD-Pressung und Labeldruck, Verpackung und Drucksachen sowie Versand. Im zweiten Schritt, weisen Sie den Gruppen Auswahlkomponenten zu (s.u. Glasmastering CD-ROM, Glasmastering CD-AUDIO, Nachauflage). Diese Komponenten können ihrerseits ebenfalls optionale Elemente enthalten. Manche Komponenten erstellen Sie privat nur für ein Produkt, andere als Basisartikel, um Sie in beliebig vielen Produkten wiederzuverwenden. Preismodelle bestimmen die Methode der Preisermittlung (mit). Bei Auflagenprodukten wie der CD- oder DVD-Herstellung, sind die meisten Komponentenpreise Stückpreise. Der Einzelpreis wird mit der Auflagenhöhe multipliziert. Beim Presswerkzeug (dem Stempel), mit dem Preismodell Festpreis - Auflage ist die Auflagenhöhe zwar auch relevant, aber der Einzelpreis wird nicht mit der Auflage multipliziert sondern ist ein Festpreis. Die Auflagenhöhe wird nur dazu verwendet, um das passende Preisintervall zu finden.
Sichtbarkeitsregeln bestimmen die Sichbarkeit und damit Auswählbarkeit im jeweils aktuellen Konfigurationskontext. Es gibt implizite Sichtbarkeit und explizite Regeln. Implizite Sichtbarkeit wird durch die Hierarchie zweier Objekte bestimmt. Wird eine Komponente ausgewählt, sind deren Optionen implizit sichtbar. Wenn Sie während der Konfiguration einer CD die Verpackung Jewel Case auswählen, sind alle deren Optionen (Booklet 4 seitig, Booklet 6 seitig, Cellophanierung usw.) ebenfalls sichtbar und auswählbar. Explizite Regeln werten die Zustände von Objekten außerhalb der eigenen Hierachie aus. Im abgebildeten Beispiel ist der Zaunpfahl 120cm während der Produktkonfiguration nur sichtbar, wenn die gewünschte Zaunhöhe 80cm beträgt (eine globale Eigenschaft, die der Kunde auf der ersten Konfigurationsseite festlegt) und auf einer vorhergehenden Konfigurationsseite die Komponente Maschendraht 60mm ausgewählt wurde.
Formeln in globalen Produktparametern verwenden Sie, um komplexe Maße oder Bestellmengen zu berechnen. Im abgebildeten Beispiel, wird aus der gewünschten Dachlänge, der Carport-Breite und der Dachneigung die effektive Dachfläche berechnet. Diese wird wiederum von verschiedenen Komponenten ausgelesen, um ihre eigene Bestellmenge zu berechnen (beispielweise die Anzahl benötigter Dachschindeln).
Komplexe Bestellmengen von Komponenten berechnen Sie mit individuellen Formeln. Ohne den Einsatz einer Formel, wird die Stückzahl (Bestellmenge) einer Komponente durch die Auflage oder eine vom Kunden eingegebenen Anzahl bestimmt. Bei Optionen ist zusätzlich die Kardinalität relevant (Ein Auto hat 4 Türen). Formeln setzen Sie häufig bei Längen-, Flächen- oder Raummaßen ein (oder bei Stückzahlen, deren Anzahl von diesen beeinflusst wird). Die im Beispiel unten gezeigte Formel, berechnet die Anzahl benötigter Pfähle für eine bestimmte Zaunlänge. Dazu wird zunächst der Umfang des jeweiligen Grundstückes ausgelesen. Anschließend wird bestimmt, wieviele Eingangstore eingepasst werden sollen und deren Breite wird abgezogen, um die effektive Länge zu erhalten. Die Formel enthält am Ende noch einen Korrekturfaktor, für die Distanz zwischen zwei Pfählen (2 m).
Basisartikel importieren Sie in mehreren Schritten in den Produktkatalog. Zunächst übertragen Sie eine Textdatei, wobei jede Textzeile genau einen Artikel beschreibt. Das Importmodul erstellt eine Vorschlagsliste, daraus löschen Sie ungeeignete oder offensichtlich fehlerhafte Zeilen. Im zweiten Schritt, erzeugen Sie aus den gültigen Vorschlägen tatsächlich Basisartikel im Produktkatalog (in der Datenbank). Falls Artikelbilder vorhanden sind, übertragen Sie diese anschließend. Importierte Basisartikel werden Sie in der Regel im Produktkatalog noch nachbearbeiten, da es viele Eigenschaften von Basisartikeln in Drittsystemen nicht gibt (und diese auch nicht importiert werden). Basisartikel sind keine konfigurierbaren Produkte! Basisartikel stellen die Komponenten bereit, aus denen Sie komplexe Produkte zusammensetzen.
Die Einzelpreisänderung ist eine von drei Methoden, die der Produktkatalog für Preisänderungen bereitstellt. Nicht alle Komponenten haben eigene Preise. Klone sind Komponentenkopien, die mit den Preisen ihrer Urzelle verknüpft sind und keine eigenen Preise haben. Wenn Sie konsequent mit Basisartikeln arbeiten, sind alle Komponenten innerhalb von Produkten Klone. Nur die Basisartikel tragen dann Preise (übersichtlich!). Sie definieren für jede Komponente ein oder mehrere Preisintervalle. Die semantische Bedeutung der Bestellmenge wird vom Kontext der jeweiligen Komponente definiert. Die Menge kann eine Stückzahl, ein Maß oder eine Kennziffer sein. Bei Nicht-Auflagenartikel hat das Preisintervall die Bedeutung sinnvolle Bestellmenge. Ein Preis kann explizit den Status ungültig erhalten und statt eines Betrages eine vertriebliche Anmerkung ausweisen.
Die regelbasierte Massenpreisänderung besteht aus einem Filter (der die betroffenen Komponenten einschränkt), den Änderungsregeln und einer Trefferliste, die alle relevanten Komponenten mit den resultierenden Preisänderungen enthält. Im unten abgebildeteten Beispiel werden die Preise aller Komponenten, die Mitglied der Kategorie CD/DVD Kleinauflagen sind und deren Preis aktuell zwischen 1€und 2€ liegt, um 0,1€ erhöht. Die Preisvorschläge des Regelsystems können Sie überschreiben oder auch komplett streichen (löschen). Erst nach Prüfung der Vorschlagsliste, überschreiben Sie die aktuellen Preise in der jeweiligen Preisliste.
Preise importieren Sie ähnlich wie Basisartikel. Zunächst erstellen Sie mit Ihrem preisführenden Drittsystem (Warenwirtschaft, ERP o.ä.) eine geeignete Textdatei. Die Datei mit den neuen Preisen übertragen Sie auf den Server. Das System interpretiert diese Datei und zeigt eine Vorschlagsliste mit den aktuellen Preisen und den importierten Neupreisen an. Fehler- oder zweifelhafte Preise stehen oben. Ähnlich wie bei der Massenpreisänderung, können Sie einzelne Importpreise aus der Liste löschen. Nach Prüfung der Vorschlagsliste, überschreiben Sie die aktuellen Preise in der jeweiligen Preisliste.
