Ihre Kunden und Vertriebsmitarbeiter müssen nicht umlernen. Der Ablauf einer Onlinekalkulation mit dem Produktkonfigurator unterscheidet sich oberflächlich nur wenig von Bestellungen in Webshops des Versandhandels.
Der Link zum Online Kalkulator führt entweder direkt auf die erste Seite eines Produktes oder auf die Startseite. Die Startseite enthält neben einer Grußformel eine knappe Bedienungsanleitung. Um ein Produkt auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf der Startseite auf weiter oder sonst im Menü auf Produkt wählen. Sie können laufende Konfigurationen jederzeit abbrechen, um ein anderes Produkt auszuwählen. Wenn Sie auf ein Produktbild klicken, wechseln Sie auf die erste Seite der Produktkonfiguration. Neben der hier abgebildeten Auswahlmatrix mit Produktbildern, gibt es für die Produktauswahl noch zwei weitere Darstellungsmodi (Menübaum und komplette Auflistung).
Die erste Seite der Produktkonfiguration ist die Startseite des Online Kalkulators, falls dieser mit einem produktspezifischen Weblink geöffnet wurde. Sie enthält immer die Produktbeschreibung und allgemeine Parameter, die keine Leistungsbestandteile (Komponenten) direkt beschreiben. Auf der Abbildung sind es die Kundenart und das Belieferungland. Im Handbuch-Beispiel Carport wird an dieser Stelle die Holzart festgelegt. Im weiteren Verlauf der Konfiguration eines Carports, sind dann bestimmte Komponenten nur für die jeweilige Holzart sichbar bzw. preiswirksam. Presswerkzeug sowie CD-Pressung und Labelbedruckung sind zwei Leistungen(Gruppen), aus denen Sie jeweils eine Variante auswählen, indem Sie das entsprechende Kästchen markieren. Premaster, 5-farbiger Siebdruck und Filmerstellung sind Optionen der jeweiligen Komponente. Nur die Optionen der aktuell ausgewählten Komponenten sind sichtbar. Wenn Sie auf weiter oder im Menü auf 2... klicken, gehen Sie auf die zweite Seite der Produktkonfiguration.
Die Folgeseiten der Produktkonfiguration enthalten weitere Leistungs- bzw. Komponentengruppen. Wir haben die Verpackung auf eine eigene Seite gestellt, weil die Gruppe viele Abbildungen und Optionen enthält. Auf nur einer Seite zusammengedrängt, wäre die Konfiguration optisch sehr überladen. Auch wäre der Seitenaufbau, aufgrund der vielen Komponenten sichtbar schwerfälliger und langsamer.
Für Produkte, die in Auflagen hergestellt werden, steht am Ende der Produktkofiguration die Abfrage nach der Auflagehöhe. Sie können bis zu 3 verschiedene Auflagen gleichzeitig kalkulieren. Um eine Preisanfrage zu starten, klicken Sie auf weiter oder im Menü auf kalkulieren.
Wenn der Online Kalkulator die Preise für eine Konfiguration berechnet, ist dies für den Betrachter immer mit einer gewissen Wartezeit verbunden. Je mehr Komponenten beteiligt sind und je komplexer die verwendeten Regeln und Formeln sind, desto länger dauert der Bearbeitungsvorgang. Wenn Sie einmal die CD-Herstellung mit dem Carport vergleichen, werden Sie einen merklichen Unterschied feststellen.
Die Preisanfrage listet alle Leistungen, die ausgewählten Komponenten und Optionen der jeweiligen Konfiguration auf und zeigt Mengen, Einzelpreise sowie Preissummen an. Unterhalb der Preistabelle folgen ergänzende Vertriebshinweise. Um jetzt eine weitere Variante des aktuell gewählten Produktes zu erstellen, klicken Sie auf zurück oder im Menü auf Konfigurieren. Mit weiter oder im Menü Ihre Produkte wechseln Sie dagegen zum Warenkorb.
Die Übersicht der kalkulierten Produkte listet alle Konfiguration auf, die Sie aktuell erstellt haben. Der Warenkorb enthält beliebig viele Produkte in beliebig vielen Varianten. Sie wählen für jede Variante, den gewünschten Weiterverarbeitungsauftrag aus. In den meisten Fällen wählen Sie zwischen Angebot einholen und löschen. Seltener verwenden Sie Bitte um Rückruf oder bestellen. Zu jeder Konfiguration, können Sie ergänzende Anmerkungen oder Fragen notieren. Um mehrere Varianten im Detail zu vergleichen, klicken Sie für alle relevanten Kalkulationen auf das jeweilige Druckersymbol. In Extrafenstern werden die Preisanfragen detailiert angezeigt (analog der Vorseite Kalkulieren). Über die Schaltfläche Preise kalkulieren berechnen Sie für bestehende Konfigurationen sehr bequem zusätzliche Auflagen. Sie können jederzeit weitere Produkte oder Varianten kalkulieren, diese werden der Übersicht hinzugefügt. Erst durch Absenden des Kontaktformulars auf der Folgeseite oder Schließen des Internetbrowsers wird der Warenkorb geschlossen (aus Kundensicht gelöscht).
In der Praxis, kalkulieren Interessenten beim ersten Besuch häufig einige Varianten und drucken die Preisanfragen zunächst lediglich aus, ohne sofort das Kontaktformulart zu nutzen und ein Angebot anzufordern. Nachdem sie sich beim Mitwettbewerb umgeschaut haben, kehren sie zurück. Erstellen wieder einige Varianten und diesmal nehmen sie tatsächlich den Kontakt auf. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass Sie Tage oder Wochen später per Fax oder E-Mail eine Angebotsanfrage erhalten und angehängt ist eine ältere Onlinekalkulation.
Durch das Ausfüllen und Absenden des Kontakformulars, werden die zunächst anonymen Preisanfragen dem Kontakt zugeordnet. Ihr Vertrieb kann die Angebotanfrage qualifiziert weiterbearbeiten. In einfachen Fällen, senden Sie Ihren Kunden nach der inhaltlichen Prüfung lediglich eine Auftragsbestätigung. Bei Anfragen mit mehreren Varianten, Leistungen die nicht online berechnet werden konnten oder Zusatzfragen des Kunden, treten Sie in persönlichen Kontakt mit den Kunden.
Wenn Vertriebsmitarbeiter schriftliche oder telefonische Anfragen für Bestandkunden erfassen, sind die Felder des Kontaktformulars bereits ausgefüllt und auf dieser Seite nicht änderbar (sondern nur im Administrator).
Nach dem Absenden des Kontaktformulars, sehen Ihre Kunden eine Zusammenfassung der gerade übermittelten Anfrage. Diese enthält neben den Kontaktdaten, die (nicht gelöschten) Preisanfragen sowie ergänzende Texte (u.a. im elektronischen Briefverkehr zwingend vorgeschriebene Anbieterinformationen).
